Nomina a responsabile del trattamento
Atto di nomina a responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR). Fa parte delle Condizioni generali di GaraScout.
1. Nomina
Il Cliente, titolare del trattamento dei dati personali che inserisce nella piattaforma, nomina Codebase S.r.l. responsabile del trattamento, per i soli trattamenti necessari a erogare il servizio e per la durata del contratto.
2. Natura e finalità del trattamento
Conservazione, consultazione, elaborazione e invio dei dati per: gestione del profilo aziendale, analisi dei bandi e della compatibilità, preparazione del fascicolo di gara, compilazione dei modelli, firma digitale remota e invio PEC avviati dal Cliente, assistenza.
3. Dati e interessati
Dati anagrafici, di contatto e professionali di legali rappresentanti, soci, amministratori, direttori tecnici, dipendenti e collaboratori del Cliente, contenuti nella visura, nei documenti del fascicolo, nei curricula e nelle dichiarazioni; dati dei destinatari delle PEC. Il Cliente non inserisce categorie particolari di dati (art. 9 GDPR) né dati relativi a condanne penali (art. 10 GDPR) se non nei documenti strettamente richiesti dal bando e sotto la propria responsabilità.
4. Obblighi del responsabile
Codebase S.r.l.:
- tratta i dati solo su istruzione documentata del Cliente, che coincide con l'uso delle funzioni della piattaforma, e informa il Cliente se ritiene che un'istruzione violi la normativa;
- vincola alla riservatezza le persone autorizzate al trattamento;
- adotta le misure di sicurezza dell'art. 32 GDPR, tra cui accessi con credenziali personali e ruoli, password cifrate, cifratura delle credenziali PEC e di firma salvate, connessioni cifrate, copie di sicurezza e registro delle operazioni sensibili;
- assiste il Cliente nel rispondere alle richieste degli interessati e negli adempimenti degli artt. 32-36 GDPR;
- mette a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questi obblighi e consente verifiche concordate con preavviso ragionevole.
5. Sub-responsabili
Il Cliente autorizza Codebase S.r.l. ad avvalersi dei seguenti sub-responsabili, ai quali sono imposti obblighi equivalenti:
- fornitore dei servizi di hosting e infrastruttura dei server;
- OpenAI e Anthropic, per l'elaborazione dei testi con intelligenza artificiale, con contratti che escludono l'addestramento dei modelli sui dati inviati e trasferimenti basati sul EU-US Data Privacy Framework o sulle clausole contrattuali tipo;
- Namirial S.p.A., per la firma digitale remota, solo se il Cliente la usa;
- il servizio di invio email usato per le notifiche.
L'elenco aggiornato è pubblicato in questa pagina. Codebase S.r.l. comunica le modifiche all'elenco con almeno 15 giorni di anticipo; il Cliente può opporsi per motivi legittimi e, in mancanza di accordo, recedere dal contratto.
6. Violazioni dei dati
Codebase S.r.l. comunica al Cliente ogni violazione dei dati personali senza ingiustificato ritardo e comunque entro 24 ore dalla scoperta, con le informazioni disponibili e le misure adottate, per consentire al Cliente gli adempimenti degli artt. 33 e 34 GDPR.
7. Fine del trattamento
Alla cessazione del contratto i dati sono restituiti al Cliente, con la possibilità di scaricare i documenti per 30 giorni, e poi cancellati, salvo gli obblighi di conservazione previsti dalla legge.